naar top
Menu
Logo Print
15/06/2018 - DIETER DEVRIENDT

NUTTIGE SOFTWARE, MAAR WERKNEMERS MOETEN MEE

Computerized Maintenance Management System boost efficiëntie

Welke machines aan een onderhoud toe zijn, waar de reserveonderdelen zich bevinden, of er reparaties dan wel preventief onderhoud uitgevoerd moeten worden … dergelijke kennis lokaliseert zich in een hedendaags bedrijf bijna altijd in het geautomatiseerde maintenancemanagementsysteem (CMMS). Dat systeem speelt vaak een cruciale rol en de database die het bevat, moet gezekerd worden bij een mogelijke overgangsfase naar een nieuw systeem. Hoe een nieuw CMMS te kiezen en hoe de transitie het best verloopt om gegevensverlies te vermijden, leest u in dit artikel.

 

CMMS
CMMS vereist een draagvlak, van management tot op de werkvloer

MAINTENANCE MANAGEMENT GEAUTOMATISEERD

Al sinds het ingaan van het derde millennium kent het gebruik van CMMS - computerized maintenance management system - een opmars. Bedrijven beantwoorden met het installeren van geautomatiseerd maintenance management aan de nood om hun onderhoudsproces effectiever en eenvoudiger te maken. Het softwarepakket laat onderhoudstechnici toe om hun taken efficiënt te volbrengen en geïnformeerde keuzes te maken.

Net zoals bij vele softwareoplossingen is een voorwaarde om te kunnen blijven genieten van de vele voordelen (zie hieronder) wel dat je systeem up-to-date blijft en steeds mee evolueert. De schrik voor de transitie naar een (nieuwer) CMMS zou in geen geval een excuus mogen zijn om de stap niet te zetten.

 

VOORDELEN CMMS

Een computerized maintenance management system brengt exact de voordelen waar een moderne firma naar op zoek is door middel van een verbeterde efficiëntie:

  • een toename van de productiviteit;
  • een besparing op de kosten;
  • een verbetering van de prestaties van de werknemers;
  • een significante stijging van de return on investment (ROI).

 

 

WELKE KEUZE?

Het kiezen van een CMMS-pakket dat beantwoord aan de eisen van een onderneming, is niet eenvoudig. Vaak zal de softwareleverancier eerst met u rond de tafel zitten en duidelijke afspraken maken rond de verwachtingen voor de CMMS.
Maar het blijft altijd u als klant die kiest. Onderstaande aandachtspunten kunnen u al een eind op weg helpen.

Functionaliteit

De diverse functies van CMMS spelen natuurlijk een van de hoofdrollen. De functies hangen nauw samen met uw specifieke processen. Niet onbelangrijk is dat het pakket ook geautomatiseerd preventief onderhoud aanbiedt. Dit kan zorgen voor verminderde kosten met een grotere uptime en een langere levensduur van de assets.

Usability

De gebruiksvriendelijkheid van een softwarepakket speelt dan weer een sleutelrol in de implementatie en het dagelijkse gebruik van CMMS. Een goede look-and-feel moet het gebruik aangenaam maken en zorgen dat de administratieve ballast effectief ook overboord wordt gekieperd. Een goede raadgeving hierbij is: 'denk groot, begin klein'. Beperkte ambities kunnen later altijd nog bijgesteld worden. Het spreekt voor zich dat bij een vervanging van het CMMS de ambitie al iets groter en sneller mag/kan zijn.

Flexibiliteit

CMMS-leveranciers bieden heel vaak standaardpakketten aan. Belangrijk daarbij is erop te letten dat er voldoende ruimte blijft voor flexibiliteit; er is altijd wel een of ander proces dat bedrijfsspecifiek is en misschien een aangepaste softwareoplossing vergt.

Webbased of on premise?

De keuze voor de cloud (webbased) dan wel voor software op de server (on premise) is een beslissing die steeds vaker overhelt richting cloud. Daarbij zijn dan geen (investeringen in) lokale servers en een IT-afdeling vereist. Bij een webbased oplossing is de mogelijkheid tot schalen ook eenvoudiger. Er zijn echter nog steeds Belgische en Nederlandse bedrijven - voornamelijk in de maakindustrie - die vooralsnog een software-installatie op hun eigen servers verkiezen.

CMMS
CMMS (in the cloud – compatibel met tablet) verhoogt ook de efficiëntie bij bijvoorbeeld de zoektocht naar reserveonderdelen in het magazijn

Mobiel compatibel

Mobiele capaciteiten van de CMMS ('in the cloud') zijn vooral de laatste jaren erg in zwang. Ze laten toe om zaken als werkorders via apps op de tablet of smartphone te beheren. Bovendien is ook meer achtergrondinformatie zo beschikbaar op de werkvloer; wat de kans op een menselijke fout gevoelig vermindert.

Technische ondersteuning

Zeker firma's die voor het eerst CMMS implementeren, hebben baat bij een degelijke technische ondersteuning vanwege de leverancier. Betrouwbare softwareaanbieders bieden, naast 24/4 technische hotlines, ook zaken als handleidingen, tutorial videos, webinars … aan.

NAAR EEN NIEUW CMMS

Eens de keuze voor een computerized maintenancemanagementsysteem werd gemaakt, wordt het tijd om de transitie zo vlot mogelijk te laten verlopen. Onderstaand plan helpt u daarbij stap voor stap.

 

Voortraject

Voorafgaand aan het hele project, moeten de verwachtingen van de firma afgetoetst worden aan de mogelijkheden van de leverancier. Vaak verloopt de dialoog via een projectleider van de softwarefabrikant en een interne projectleider van de geïnteresseerde onderneming. Het is aanbevolen dat men bij de keuze van interne projectleider iemand uitpikt die de tijd kan/wil vrijmaken én enig aanzien heeft binnen het bedrijf.

Opleiding

Alhoewel enige CMMS-ervaring zeker een voordeel kan zijn, zal het hoogstwaarschijnlijk niet volstaan om met om het even welk systeem meteen aan de slag te kunnen. Daarom is een training, voorafgaand aan de implementatie, zeker aan te bevelen. Vele leveranciers kunnen u hierbij helpen. De keuze voor flexibele opleidingsmogelijkheden op continue basis is zeker aan te bevelen.

 

Van boomstructuur tot planning

De 'asset tree' - de boomstructuur met uw assets - is het aanvangspunt. Daarop kunt u de storingen vastleggen en de storingsanalyse enten. Vervolgens kunt u de onderhoudsplanning opmaken.

 

Data overzetten

Eventuele bestaande databases met een compatibel format kunnen overgezet worden op het nieuwe systeem. Overleg tussen bedrijf en leverancier is hier zeker noodzakelijk, want vaak is het onnodig en zelfs contraproductief om alle historische data mee te nemen.

 

Integratie CMMS

Om het maximum te halen uit het geautomatiseerde maintenancemanagementsysteem, zal het gekoppeld moeten worden aan andere applicaties zoals ERP (enterprise resource planning)-pakketten, IoT-sensoren … Zo zal de gegevensuitwisseling naadloos verlopen en wordt de volledige levensduur van uw assets opgevolgd.

 

Rapportering

Zichzelf verliezen in talrijke rapporten zonder echte doelstelling is een valkuil die vaak voorkomt. Dit kan vermeden worden door in het voortraject al duidelijk te identificeren wat u uit het CMMS wilt halen. Zo kan er een rapportering op maat opgesteld worden en kunt u de belangrijkste (afhankelijk van uw noden) implementeren.

 

HEARTS & MINDS

Zoals bij elke andere technologische disruptie staat of valt het overgangsproces met de 'goodwill' van de werknemers. Werknemers verwelkomen niet altijd veranderingen en kunnen zich er hevig tegen verzetten. Er moet - als dat er nog niet is - voldoende draagvlak gecreëerd worden voor de verandering.

 

Informatie

Belangrijk is om bij het veranderingsproces de bedrijfscultuur in het achterhoofd te houden en iedereen - van topmanagement tot en met de werkvloer - vooraf te informeren. Al in een vroege fase moeten alle belanghebbenden ingelicht worden. Wijs erop dat het effect van het systeem op de KPI's (key performance indicators) significant is, en vermijd elke zweem van opvatting als 'middel ter controle'.

Voordelen in de kijker

Het CMMS implementeren verloopt het best gefaseerd. Maak aan het eind van iedere fase duidelijk wat de voordelen zijn; beantwoord de klassieke vraag van werknemers: 'What's in it for me?'. Dit zal de nodige hefboomwerking in gang zetten en de weg plaveien voor een vlotte implementatie van de volgende fase.